Maturaball planen: Rechtliche Rahmenbedingungen
Bei der Planung eines Events wie einem Maturaball muss nicht nur auf die finanzielle, sondern auch auf die rechtliche Lage geachtet werden. Es gibt echt viel zu bedenken. Aber nur nicht den Kopf verlieren: Wir setzten euch ins Bild.
1. Die Verantwortlichen
Ein Schulball ist, obwohl er eindeutig zur Schulzeit dazugehört, keine Schulveranstaltung. Ganz im Gegenteil ein Schulball wird gesetzlich als privates Fest gehandhabt. Deswegen wird zur problemlosen Umsetzung eines Schulball eine oder mehrere verantwortliche Personen benötigt. Eine Möglichkeit ist den Schulball im Namen eines bereits bestehenden Rechtsträger wie z.B. dem Elternverein zu organisieren. Wobei hier in den Statuten des Vereins festgelegt sein muss, dass ein Schulball umgesetzt werden kann. Insofern das keine Option ist, kann auch ein Personenkomitee zur Durchführung des Balls gegründet werden.
- bereits gegründeter Verein
- Gewinn muss gemeinnützigen Zweck dienen
- Umsatz- und Körperschaftsteuerpflicht bei Gewinn über 10.000 Euro
- eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts
- Keine Vorschriften bei der Handhabung des Gewinns
- keine Einkommen- und Umsatzsteuerpflicht
2. Anmeldung der Veranstaltung
Der Maturaball wird nicht nur als außerschulisches Fest, sondern auch als öffentliche Veranstaltung verstanden. Das bedeutet, euer Schulball muss bei der zuständigen Behörde angemeldet werden. In den meisten Fällen wird dieser Schritt von eurem Location-Inhaber übernommen. Um auf Nummer sicherzugehen, fragt einfach bei eurer Location nach, ob sie die Anmeldung der Veranstaltung in die Hand nehmen.
3. AKM-Anmeldung
Genau, weil ein Schulball eine öffentliche Veranstaltung ist, muss ebenfalls eine Anmeldung bei der AKM (Autoren, Kompositen, Musikverleger) erfolgen. Wenn bei einer öffentlichen Veranstaltung nämlich jegliche Art von Musik gespielt wird, dann muss von der zuständigen AKM-Geschäftsstelle die AKM-Gebühr berechnet werden. Die Höhe der AKM-Gebühr wird auf der Basis des Veranstaltungsgröße und der Eintrittskosten erfasst.
4. Security
Die meisten Location-Inhaber haben gewisse Vorgaben, wenn es um die Anzahl an Security-Personal geht. Mit einem gut ausgebildeten Security-Team garantiert ihr nicht nur jederzeit die Sicherheit eurer Gäste, sondern verringert auch das Risiko an ungewollten Ausschreitungen. Denn eines muss klar sein: Im Fall eines ungewünschten Vorkommnisses sind die Veranstalter verantwortlich. Deswegen lohnt es sich neben der Security auch eine Veranstalterhaftpflichtversicherung zu setzten. So sichert ihr euch ganz einfach im Schadenfall finanziell ab.
5. Jugendschutzgesetz
Wo gefeiert wird, da wird meistens auch Alkohol ausgeschenkt. Ihr müsst bei eurem Ballabend darauf achten, dass nur Erwachsene alkoholische Getränke erwerben können. Je nach Bundesland gibt es unterschiedliche Bestimmungen, ab wann, welcher Alkohol getrunken werden darf. Darüber müsst ihr euch im Vorhinein informieren. Ebenso dürfen in den meisten Bundesländer Minderjährige bei Veranstaltungen keine Tabakwaren erwerben, besitzen oder konsumieren. Am besten ihr teilt am Eingang nach der Alterskontrolle Armbänder in zwei verschiedenen Farben aus, wobei einer der beiden Farben an die Minderjährigen Gäste übergeben wird. So ist das Alter der Gäste für euch und eure Anstellten immer ersichtlich.
Fazit
Vielleicht habt ihr euch schon gefragt, warum wir empfehlen, bereits ein Jahr von dem fixen Balldatum mit der Planung eures Schulballs zu beginnen. Jetzt wird möglicherweise schon klarer, warum die Planung eines großen Events, wie einen Schulball so viel Zeit in Anspruch nimmt. Neben den aufregenden Aufgaben wie die Organisation des Mottoshootings, muss sich das Ballkomitee auch um den Papierkram rund um die Veranstaltung kümmern. All das, damit alles mit rechten Dingen zugeht.