Links überspringen

Eine Schulballlocation finden: 10 Tipps für eine erfolgreiche Suche

Die Wahl der Location gehört mitunter zu den wichtigsten Entscheidungen, die das Schulballkomitee bei der Ballplanung treffen muss. Denn die Wahl des Veranstaltungsorts beeinflusst nicht nur das Budget, sondern auch den Ablauf des Ballevents maßgeblich. Damit die Suche nach der perfekten Balllocation nicht stundenlanges Kopfzerbrechen mit sich zieht, solltet ihr euch jetzt gemeinsam hinsetzten und die folgenden 10 Fragen für euch selbst beantworten:

1. Wo hat unsere Schule bisher den Schulball veranstaltet?

Für die meisten Schulen ist der Schulball eurer Abschlussklasse nicht der erste. Deswegen fließt die Entscheidung der Ballkomitees der Vorjahre oftmals in die Auswahl der zukünftigen Balllocation ein. Überhaupt, wenn eure Schule schon seit Jahren bei derselben Location den Ballabend veranstaltet, macht es Sinn, sich diese Stammlocation genauer anzusehen. Unser Tipp: Besucht den Schulball der Abschlussklasse über euch und macht euch ein eignes Bild vom Veranstaltungsort!

2. Welches Ballmotto haben wir und wie soll unser Schulball sein?

Das Ballmotto prägt die Anforderungen an die Location – das steht außer Frage. Die Einbindung eures Mottos und dessen Umsetzung darf bei der Suche nach der perfekten Location nicht zu kurz kommen. Genauer gesagt sollte die Verwirklichung eurer Motto-Ideen bei der Wahl der Location an erster Stelle stehen. Denn mit dieser Frage könnte ihr problemlos zwischen passender und unpassender Location unterscheiden.

3. Was haben wir für ein Schulball-Wunschdatum?

Habt ihr euch als Schulballkomitee bereits auf ein ungefähres Balldatum geeinigt? Das Festlegen eines vorübergehenden Balldatums ist besonders bei der Location- Wahl von großer Bedeutung. Denn bei der Anfrage nach der Verfügbarkeit der Räumlichkeiten ist diese Information für den Inhaber unerlässlich. Wir raten euch schon vor Beginn der Ballsaison ein Balldatum festzulegen und so früh wie möglich Anfragen auszusenden. Somit stellt ihr schon im Vorfeld sicher, dass eure Wunschlocation noch nicht gebucht ist.

4. Wie viele Gäste werden erwartet?

Die geschätzte Anzahl an Ballgästen wird bei der Ballorganisation nicht nur einmal benötigt. Doch besonders bei der Wahl der Location darf die Zahl der angenommenen Ballbesucher nicht außer Acht gelassen werden. Ihr müsst sicherstellen, dass der Veranstaltungsstätte über die nötige Gesamtkapazität verfügt. Ansonsten müssten die Zuspätkommer leider wieder nach Hause fahren. Das will natürlich niemand.

5. Gibt es bei der Location genug Platz für die eigenen Anforderungen?

Ihr seid euch sicher, dass ihr einen DJ, eine Band, ein Fotostudio und eine Schülerbar bei eurem Schulball haben möchtet? Dann müsst ihr zuvor klären, ob die Veranstaltungsstätte genügend Platz für eure Wünsche hat. Deswegen legen wir euch ans Herz, zuerst die Location und anschließend etwaige Dienstleister für die Ballnacht zu buchen.

6. Welche Vorschriften gibt es bei der Location?

Bei der Suche nach der passenden Balllocation müsst ihr unbedingt die Vorschriften des Locationsinhabers wie Sperrstunde, Lautstärke und Ähnliches im Hinterkopf behalten. Der wichtigste Faktor bezüglich der Vorgaben ist wahrscheinlich die Sperrstunde. Es wäre nämlich ziemlich ungünstig, wenn ihr euch kurz nach der Mitternachtseinlage von euren Ballgästen verabschieden müsst. Daher solltet ihr euch vor der Buchung der Veranstaltungsstätte über die jeweiligen Hausregeln informieren.

7. Welche Leistungen sind in den Preis der Location inkludiert?

Jeder Locationbesitzer setzt den Preis für die Bereitstellung seiner Räumlichkeiten unterschiedlich zusammen. So stellt sich beispielsweise die Frage, ob die Location den Auf- und Abbau der Sitzgelegenheiten zusätzlich berechnet. Auch die Reinigung nach der Ballnacht wird bei einigen Anbieter nicht automatisch in den Preis inkludiert. Deswegen ist es euer Job, sich vor der Unterzeichnung des Vertrags über die in den Preis inkludierten Leistungen zu informieren.

8. Welche Wünsche können nur durch externe Dienstleister erfüllt werden?

Einige Locationbesitzer bieten einen Rundumservice an. Das bedeutet, sie stellen neben den Ballsälen auch einen Caterer, Securitys, Techniker & Co. zur Verfügung. Solche Angebote können eurer Leben echt erleichtern. Denn so könnt ihr gleich mehrere Fliegen auf einen Streich schlagen. Dennoch müssen für spezielle Sonderwünsche oftmals externe Dienstleister angefragt werden. Macht euch schlau, welche Leistungen von eurem Locationinhaber übernommen werden können und für welche ihr externe Dienstleister benötigt.

9. Welche Verkehrsanbindung & wie viele Parkplätze gibt es bei der Location?

Damit euer Maturaball zum vollen Erfolg wird, müssen eure Ballgäste auch den Weg zur Balllocation finden. Eine Balllocation irgendwo in der Pampa bedeutet für eure Ballgäste eine lange Anreise. Daher solltet ihr in Betracht nehmen, dass der Standort der Location die Anzahl der Ballgäste wesentlich beeinflusst. Je nachdem, wie viele Gäste kommen, spielt auch das Vorhandensein von Parkmöglichkeiten eine große Rolle.

10. Wie viel darf Location insgesamt kosten?

Zu guter Letzt müsst ihr euch selbst fragen, wie viel ihr für eure Traumlocation zahlen könnt und wollt. Bedenkt dabei, welche Leistungen in den Preis inkludiert sind. Bei Locations, die auf das Veranstalten von Bällen spezialisiert sind, besteht die Möglichkeit, dass sie spezielle Ballpackages anbieten.

Wenn ihr jede einzelne Frage beantwortet habt, könnt ihr jetzt ohne Entscheidungsschwierigkeiten mit der Suche nach der optimalen Location für euren Maturaball beginnen.

Wir wünschen euch viel Erfolg!