10 Spartipps, um das Maximum aus eurem Budget rauszuholen
Es ist nichts Neues, dass das Schulballkomitee zur Verwirklichung des Traumschulballs tief in die Tasche greifen muss. Die einzige Möglichkeit, die Kosten für einen Schulball zu minimieren ist, genügend Zeit in die Planung des Budgets zu investieren.
Wer auf Nummer sichern gehen will, der liest jetzt nach, welche Tipps und Trick euch dabei helfen könnten, die Kosten für euren Maturaball niedrig zu halten.
Keep in Mind
Bei Dienstleister wie Fotografen, Videografen oder DJ gilt die Redewendung: „Du bekommst, was du bezahlst!“ Das bedeutet: Die Professionalität deiner Dienstleister ist ein guter Grund für einen höheren Preis. Wer nur Wert auf den Preis legt, kann davon ausgehen, dass die Qualität der Leistungen niedriger ist.
1. Zeitgerecht mit der Planung beginnen
Am wichtigsten ist mit der Planung des Schulballs früh genug anzufangen. Das offensichtlichste Problem, wenn man zu spät beginnt, ist, dass man bei der Wahl der Location und der Dienstleister eingeschränkt ist. In der Ballsaison sind den verfügbaren Ballsälen und die jegliche Ballservice-Dienstleister schnell ausgebucht. Bei einer Last-Minute-Buchung riskierst du gezwungenermaßen, dass einen hohen Preis für die Must-haves deines Schulballs zu zahlen. Deswegen empfehlen wir, schon vorzeitig mit der Planung zu beginnen. So könnt ihr problemlos Angebote für die gewünschten Dienstleistungen einholen und anschließend die Preise vergleichen. Zu den teuersten Faktoren eines Ballevents gehört die Location, der Fotoservice, der Druck & die Gestaltung von Ballmedien. Mit einer guten Vorausplanung lassen sich ganz einfach mehrere Hundert Euro einsparen.
2. Setzt Prioritäten
Zum einem solltet ihr so früh wie möglich mit der Ballplanung beginnen, zum anderen macht es Sinn, sich selbst Prioritäten zu setzten. Wenn man sich auf die Highlights und die kleinen Dinge, die nach eigener Meinung nicht fehlen dürfen, konzentriert, dann kann so gut wie nichts schief gehen. Prioritäten setzten bedeutet mitunter auch auf eine klare Aufgabenteilung zu setzen. Bekanntermaßen werden durch das Aufteilen von Aufgaben die gewünschten Ziele schneller erreicht. Außerdem sind bestimmte Personen aufgrund des Knowhows oder der Verbindungen zu gewissen Anbietern besonders gut zur Erfüllung der Aufträge geeignet. So könnt ihr ohne viel Aufwand Zeit & Geld sparen.
3. Die Wahl des Essens
Die Kosten für den Cateringservice sollten auf jeden Fall in die Budgetplanung einbezogen werden. Die erste Alternative zum professionellen Cateringservice ist, die Vorbereitung und den Verkauf von Essen in die eigene Hand zu nehmen. Das bedeutet aber auch, dass ihr selbst viel Arbeit und Verantwortung übernehmen müsst. Deswegen empfehlen wir, auf den hauseigenen Caterer der Location zu setzten. Denn so sind euch in den meisten Fällen gewisse Rabatte garantiert. Ein weiterer Tipp ist, bei der Menü oder Buffet Auswahl die richtige Menge an Essen für die erwarteten Gäste zu bestellen. Durch die richtige Brechung der benötigten Mengen vermeidet ihr, dass Essen unnötig weggeworfen werden muss.
4. Die Wahl der Dekoration
Die räumliche Gestaltung der Ballsäle ist das A und O jedes Schulballs. Deswegen besteht bei dem Punkt Dekoration das große Risiko, Unmengen an Geld aus dem Fenster zu werfen. Damit das nicht passiert, solltet ihr euch auf die wichtigsten Balldekorationen zur Umsetzung eures Ballmottos konzentrieren. Das Ballmotto dient als der Anhaltspunkt für eine atemberaubende Schmückung der Location. Am besten ihr setzt bei Blumen auf lokale Anbieter und versucht diesen als Sponsor zu gewinnen. Außerdem lassen sich viele Dekorationen meist ganz einfach selbst machen. Im Internet findet ihr innerhalb Sekunden eine Vielzahl an DIY-Deko-Anleitungen.
5. Maturaball-Shopping
Wer Geld sparen möchte, benötigt viel Zeit zum Vergleichen von Angeboten. Es gibt eine Menge an verschiedenen Anbietern für Ballfotografie, Security Service & Co. Viele bieten zum Beispiel als Gegenzug für ein positives Feedback nach dem Event einen Preisnachlass an. Auch das Abonnieren von Newslettern und das Checken von Gutscheinportalen kann euch einige Euros sparen. Ein Geheimtipp: Nach dem Valentinstag am 14.02 sind viele süße Geschenke, wie Pralinen, reduziert. Hier solltet ihr zugreifen, denn diese eignen sich perfekt als Damenspende.
6. Gästeanzahl
Je mehr Gäste erwartet werden, desto teuer wird der Schulball. Deswegen ist es wichtig, schon vor dem Verkauf der Karten die Zahl der Gäste zu schätzen. Denn die Gästeanzahl beeinflusst auch die Kosten für die Location und den Preis für das Catering. Eine vorläufige Gästeanzahl erspart euch noch dazu hohe Kosten beim Druck der Eintrittskarten und der Abendprogramme. Am besten man druckt nur so viel, wie man auch wirklich braucht.
7. Schülerstände
Manche Sachen können in die eigene Hand genommen werden. Zum Beispiel verwirklichen viele Maturanten und Maturantinnen einen eigenen Kuchenstand oder eine eigene Schülerbar. Bei der Schülerbar müsst ihr zuerst klarstellen, ob das Anbieten von selbstgekauften Drinks dem Willen des Location-Inhabers entspricht. Ist das geklärt, könnt ihr ohne Probleme vor dem Ball die unterschiedlichsten Rabattaktionen von Supermarktketten zu eurem Vorteil nutzen.
8. Sponsoren
Sponsoren und Kooperationen sind eine gute Chance, die Ausgaben für euren Ball niedrig zu halten. Folglich solltet ihr auf jeden Fall eure Kontakte spielen lassen. Damit die Sponsorsuche erfolgreich ist, empfehlen wir euch gleich beim ersten Kontakt mit den Dienstleistern Ausschau nach Sponsoring-Angeboten zu halten.
9. Richtig Verhandeln
Der Anbieter sowie ihr habt gewisse Preisvorstellungen. Jetzt müsst ihr euch nur noch auf einen Preis einigen, der beide Parteien glücklich macht. Also: Keine falsche Scheu! In den meisten Fällen kommen die Dienstleister euren Wünschen entgegen, wenn ihr gut und bedacht argumentiert. So könnt ihr beispielsweise ein positives Feedback oder ein Sponsoring im Gegenzug anbieten.
10. Dezimierte Getränkeauswahl anstatt ganzer Bar
Je größer die Auswahl, desto teurer wird es. Bei den Schulballgetränken lässt sich besonders viel sparen, wenn ihr eure Auswahl an Getränkeangeboten überschaubar hält. Es reicht vollkommen, wenn ihr lediglich Wein, Bier, Wasser und einen Cocktail anbietet. Außerdem hat die Schülerbar durch diese kleine Getränkekarte der Bar mehr Möglichkeiten, etwas zu verkaufen.