Die Checkliste für das erste Schulballkomitee-Treffen
Die Planung eines erfolgreichen Schulballs beginnt mit dem ersten Schulballkomitee-Treffen. Bei der Organisation des wahrscheinlich größten Schulevents müssen viele Aufgaben gemeistert werden. Die Fülle an To-do’s kann einen schnell überfordern und so passiert es leicht, dass man etwas vergisst.
Damit am Ballabend aber nicht die Eintrittskarten fehlen, die Tombolapreise verloren gehen oder die Mitternachtseinlage nicht genügend einstudiert ist, gibt’s von uns für euch eine Checkliste, die alle wichtigen Punkte für einen gelungen Schulball zusammenfasst.
1. Datum & Uhrzeit
Einige Schulen haben vielleicht schon ein fixes Balldatum als Vorgabe. Wenn das bei euch nicht so ist, dann steht die Wahl des Balldatums und der Uhrzeit immer an oberster Stelle. Das Festlegen eines Datums ist von so großer Bedeutung, weil sich die restliche Schulballplanung nach diesem richtet. Idealerweise legt ihr das Balldatum ein Jahr, mindestens 9-11 Monate im Vorhinein fest. Natürlich ist es auch möglich, den Schulball kurzfristiger zu planen. Doch bedenke, dass weniger Planungszeit gleichzeitig mehr Risiko bedeutet.
2. Budget
Euer Schulball soll unvergesslich werden, das ist schon mal klar. Doch wie viel wollt & könnt Ihr für die Planung eures Schulballs ausgeben? Legt eurer Schulballbudget fest. In eure Überlegungen soll nicht nur das Budget für die Location, sondern auch das Budget für etwaige Dienstleister, die bei eurem Ball arbeiten werden, einfließen. Dies ist mitunter der wichtigste Punkt eurer Planung und dieser Checkliste. Hier könnt ihr auch gleich besprechen, ob eure Mitglieder aufgrund von Verbindungen in gewisse Branche vielleicht den ein oder anderen Rabatt rausschlagen können.
3. Location
Wenn das Balldatum & das Budget steht, kann die Suche nach der passenden Location beginnen. Es gibt etliche Location mit unterschiedlicher Einrichtung. Damit ihr die richtige Location für euren Schulball findet, empfehlen wir euch nicht nur über Google, sondern auch auf Social Media nach Location-Inspirationen zu suchen. Eine weitere Möglichkeit, fündig zu werden, ist: die Komiteemitglieder nach ihren Erfahrungen zu fragen. Vielleicht kennt jemand aus euren Reihen den perfekten Ort für euren Schulball. Zudem könnt ihr die Maturanten und Maturantinnen des Vorjahres fragen, wo ihr Schulball stattgefunden hat und wie es ihnen gefallen hat. Natürlich müsst ihr das Budget und die erwartete Gästeanzahl bei der Entscheidung nach der Location im Auge behalten.
4. Ballmotto
Es gibt mittlerweile so viele Ballmottos, dass man nur schwer alle aufzählen kann. Wir finden, dass die Auswahl eines Ballthemas mitunter zu den besten Dingen der Ballplanung gehört. Denn bei dieser Entscheidung ist eurer Kreativität keine Grenzen gesetzt. Deswegen sollten ihr euch gemeinsam einen Moment Zeit nehmen und alle möglichen Geistesblitze auf Papier festhalten. Sobald ihr euch mittels Ausschlussverfahren für das eine Ballmotto entschieden habt, könnt ihr euch in den folgenden Treffen mit der Gestaltung eures Maturaballs auseinandersetzen.
5. Aufgabenteilung
Mit einer festgelegten Aufgabenteilung machst du deinem Ballkomitee das Leben leichter. Besonders große Schulen oder Komitees, welche aus zwei Schulen bestehen, profitieren von diesem Schritt. Die Zuweisung zu bestimmten Verantwortungen und Aufgaben für jeden Aspekt des Abschlussballs ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass alles richtig gemacht wird.
6. Terminplanung
Ihr habt die fünf bereits erwähnten Punkte beim ersten Treffen vollständig abgearbeitet? Super! Zu guter Letzt müsst ihr euch zu einem weiteren Treffen vereinbaren. Wann das nächste Treffen stattfindet, hängt ganz von eurem Zeitplan ab. Insofern ihr euren Ball kurzfristig plant, empfehlen wir euch schon in der kommenden Woche mit der Planung voranzuschreiten.