Budget: das A und O eures Schulballs
Die Kosten eines Schulballs – ein nervenaufreibendes Thema. Natürlich möchte jede Abschlussklasse einen außergewöhnlichen Ballabend feiern. Jedoch darf bei all den Wünschen nicht auf das verfügbare Budget vergessen werden. Denn für die Umsetzung eines großen Events, wie einem Schulball, werden viele finanzielle Mittel benötigt. Daher ist es zu Beginn der Ballplanung von Bedeutung, die Kosten des Ballevents genau zu verstehen, ein realistisches Budget festzulegen und die Mittel anschließend richtig zu verwalten.
Und so kommen wir schon zur ersten Frage: Wie viel kostet ein Maturaball eigentlich? Wir informieren dich hier über alles, was du über die Ballkosten wissen musst und wie du diese im Laufe der Ballplanung immer im Auge behältst.
Was kostet ein Maturaball denn nun?
Wer hätte es geahnt? Die Ballkosten hängen besonders von den individuellen Wünschen ab. So können Faktoren wie die Auswahl der Location oder der Band die Höhe des Budgets maßgeblich beeinflussen. Deswegen wollen wir euch mit dieser Auflistung eine Vorstellung davon geben, welche Faktoren auf jeden Fall in eure Kostenkalkulation einfließen sollten.
Um zu versichern, dass ihr nach der Ballnacht kein dickes Minus am Maturaballkonto habt, haben wir euch im Folgenden für die wichtigsten Ballausgaben zusammengeschrieben.
1. Location
Ohne Veranstaltungsort gibt es keinen Schulball – das ist Common Knowledge. Die Kosten für die Location können je nach Wünschen und Bedürfnissen stark variieren. Deswegen ist es ratsam die verschiedene Location anzufragen und anschließend zu vergleichen. Bei der Auswahl sollte ihr berücksichtigen, welche Leistungen mit der Buchung der Location inklusive sind. In den meisten Fällen bieten die Inhaber ebenfalls einen Catering-Service und die nötige technische Ausstattung an. Wenn eure Schule seit Jahren eine Stammlocation für den Maturaball hat, dann wisst ihr bereits mit welchem Preis ihr rechnen müsst. Wenn ihr etwas Neues ausprobieren wollt, dann raten wir euch mit der Suche vor Beginn der Ballsaison anzufangen.
2.Technik
Ein Schulball ohne technische Ausstattung ist mittlerweile kaum mehr vorstellbar. Nicht nur zur Moderation des Ballabends, sondern auch zur Wiedergabe von Musik werden gewisse Anlagen benötigt. Insofern ihr euch zusätzlich eine Lichtershow oder eine Projektiontechnik wünscht, muss das in das Budget miteinberechnet werden. Deswegen solltet ihr bei der Wahl der Location unbedingt Informationen über die inklusiven Angebote holen. Ist die notwendige technische Ausstattung für euren Schulball vor Ort nicht vorhanden, müsst ihr externe Anbieter anfragen.
3. Dekoration
Die Dekoration der Balllocation trägt erheblich zur Atmosphäre in der Ballnacht bei. Zum einem soll die Dekoration die Gäste in Ballstimmung versetzen, zum anderen soll sie das Ballmotto möglichst passend widerspiegeln. Bei der Dekoration von Ballsälen gibt es eigentlich keine Limits, bis auf das eigene Kostenlimit. Deshalb solltet ihr euch zuerst Deko-Prioritäten setzten und diese auf jeden Fall besorgen. Weitere Kleinigkeiten, um euren Saal den letzten Schliff zu verleihen können anschließend noch selbstgebastelt oder online bestellt werden.
4. Security
Ein professionelles Security-Team ist für jeden Schulball unerlässlich. Denn das Security Personal kümmert sich um den reibungslosen Ablauf eurer Ballnacht. Zu ihren Aufgaben gehört das Kontrollieren von Karten, die Kontrolle der Ballgäste am Eingang, die Sicherheit am Eventabend & Co. Da die Location-Inhaber ebenfalls eine problemlose Ballnacht hosten wollen, empfehlen diese oft ihren internen Security Service. Ebendarum lohnt es sich immer nachzufragen, welche Leistungen bereits von der Location übernommen werden könne. Das spart nicht nur Zeit, sondern in den meisten Fällen auch Geld.
5. Personal
Eine Location allein macht noch keinen Ball. Damit eure Ballgäste das Event mit zufriedenen Gesichtern verlassen, darf es an Personal während der Ballnacht nicht fehlen. Denn niemand sehnt sich danach stundenlang für ein Getränk in der Schlange zu stehen. Nehmt euch deswegen genug Zeit bei der Wahl eures Catering-Services. Man kann es nicht oft genug sagen: Informiert euch bei eurer Location und im Internet über mögliche Catering-Services und wägt dann ab, welches Angebot euren Kostenvorstellungen entspricht.
6. Fotoservice
Weil es nicht reicht den Ballabend im Gedächtnis festzuhalten, braucht jeder Maturaball einen Fotoservice. Sowohl vor dem Ball als auch nach dem Ball ist ein Fotografen-Team unentbehrlich. Um Zeit zu sparen, bieten es sich an einen Fotoservice zu buchen, der sich um alles kümmert, sei es das Mottoshooting oder das mobile Fotostudio bei der Location. Auf diese Weise wisst ihr bereits im Vorhinein wie viel ihr insgesamt für den Fotoservice ausgegeben werdet. Außerdem könnt ihr bei der Buchung von mehreren Fotografie-Leistungen beim selben Dienstleister mit einem Rabatt rechnen.
7. Gestaltung
Jedes Ballmotto kann auf unterschiedlichste Art & Weise umgesetzt werden. Die Gestaltung eurer Schulballmedien kann entweder mit oder ohne euren Input durchgeführt werden. Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass sich die Zusammenarbeit Ballagentur zur Gestaltung von Ballplakaten, Flyer oder Eintrittskarten lohnt. Diese besitzen nämlich das nötige Wissen, um eure Wünsche vollends wahr werden zu lassen. Auch wenn ihr euch dafür entscheidet alles selbst zu gestalten, können die ausgebildete Grafiker der Agentur eure Designs vor dem Druck ein letztes Mal überprüfen.
8. Druck
Nach der grafischen Umsetzung eurer Vorstellungen müssen diese auch auf Papier gebracht werden. Für diese Aufgabe ist der Drucker zuhause nicht gewachsen. Immerhin muss es nach etwas aussehen. Deswegen solltet ihr euch an einen Anbieter werden, der über modernste Drucktechnologien verfügt. Hier könnt ihr auch Geld sparen, wenn ihr den Druck beim selben Dienstleister macht, der die Gestaltung für euch übernimmt.
Fazit
Bei der Budgetplanung eines Maturaballs muss an eine Menge an Faktoren gedacht werden. Doch eines können wir euch versichern: Egal, wie groß oder wie klein euer Budget ist, jeder Schulball kann mit dem richtigen Kostenmanagement zum vollen Erfolg werden.