Klare Aufgabenteilung im Ballkomitee als Erfolgsrezept
Eine klare Aufgabenteilung im Ballkomitee ist für einen erfolgreichen Schulball schon mehr als die halbe Miete. Grundsätzlich gibt es verschiedene Phasen und unterschiedliche Aufgaben, die im Laufe der Ballplanung abgearbeitet werden müssen. Keine Sorge: Wir klären euch über die verschiedenen Phasen auf und vermitteln einen Überblick über die bevorstehenden Aufgaben.
Die drei Phasen der Schulballplanung
Die Schulballplanung kann in drei verschiedene Phasen unterteilt werden:
Aufgaben VOR dem Ball
Die meisten Aufgaben zur Planung eines Maturaball finden sich in der ersten Phase wieder. Deshalb muss im Vorfeld festgelegt werden, welche Komiteemitglieder sich um welche Aufgabe kümmern. Wir sind euch einen Schritt voraus und unterstützen euch mit unseren vordefinierten Aufgabenpools.
01
Budget Komitee
Die hier beteiligten Mitglieder kümmern sich um das Budget eures Maturaballs. Dabei ist es wichtig, dass sie eng mit den anderen Mitgliedern zusammenarbeiten. Denn mit dem Budget steht und fällt alles. Auch das Sponsoring wird hier thematisiert.
02
Dekoration Komitee
Dieses Unterkomitee ist zuständig für die Dekoration in euren Ballsälen. Dazu gehören zum Beispiel: Blumen, Tischdekoration & Luftballons.
03
Entertainment Komitee
Hier wird entschieden, welche MusikerInnen oder DJs euren Ballabend begleiten. Auch ein mobiles Fotostudio gehört mittlerweile zu den Ball Must-haves.
04
Personal Komitee
Das Personal Komitee macht sich auf die Suche nach professioneller Unterstützung für euren Schulball: Vom Catering über Security bis hin zum Fotoservice.
05
Gestaltung und Druck Komitee
Stell Dir vor, es gibt einen Ball und keiner geht hin. Das will natürlich niemand, deswegen gehört die Gestaltung und der Druck von Flyern, Eintrittskarten & Co. zu den Aufgaben dieser Unterkategorie.
06
Programm Komitee
Was steht auf dem Programm? Mit dieser Frage beschäftigen sich die Mitglieder dieses Aufgabenpools.
07
Promotion Komitee
Durch dieses Unterkomitee erfahren eure Gäste eures Schulballs. Sie kümmern sich um das Aufhängen von Plakaten, den Verkauf von Karten und die Betreuung von etwaigen Social Media Accounts.
08
Maturazeitung Komitee
Dieses Team beschäftigt sich mit der Verwirklichung eurer Maturazeitung. Nicht nur die Gestaltung, sondern auch der Verkauf der Maturazeitschrift liegt in Händen dieses Komitees.
Aufgaben WÄHREND dem Ball
Die Aufgaben, während dem Ball können durch eine gute Planung in der ersten Phase auf zwei Punkte minimiert werden. Zu den Aufgaben in dieser Phase gehören:
01
Kartenverkauf
Für diejenigen, die keine Karte im Vorverkauf erstattet haben, gibt es bei der Abendkassa noch die Chance, Teil des nächtlichen Spektakels zu sein. Die beauftragten Personen müssen vertrauenswürdig und zuverlässig sein.
02
Sitzplatzzuweisung
Damit die reservierten Sitzplätze nicht leer bleiben, ist es notwendig, dass die Ballgäste zu ihrem Tisch begleitet werden. Die dafür zuständige Person verhindert somit ein mögliches Tohuwabohu. Denn mit guter Organisation findet jeder Gast den richtigen Platz.
03
Moderation
Die Moderation eines Schulballs soll die Besucher und Besucherinnen mitreißen. Deswegen muss sich die verantwortliche Person gut vorbereiten und die Fähigkeit besitzen, souverän auf Planänderungen reagieren zu können.
04
Standbetreuung
Egal ob ihr Tombola Lose, Kuchen oder Maturazeitungen auf eurem Maturaball verkaufen wollt: Irgendjemand muss die gewünschten Stände auch betreuen. Am besten ihr sprecht euch im Vorhinein ab, was ihr umsetzen wollt. So könnt ihr mit genug Freiwilligen auch eine Schülerbar organisieren.
05
Rolle als Ansprechperson
Nicht nur das Schulballkomitee, sondern auch das Veranstaltungsteam, die Security, die Band und der Fotoservice sind auf eurem Schulball voll beschäftigt. Zu eurer Aufgabe gehört es auch, die Aufgaben der gebuchten Dienstleister zu koordinieren und als Ansprechperson zu fungieren.
06
Zufriedenheit der Gäste
Das Ballkomitee ist während dem Ball auch dafür zuständig sicherzustellen, dass die Gäste zufrieden sind. Ebenso soll immer jemand bei möglichen Komplikationen als Ansprechpartner zu finden sein.
Aufgaben NACH dem Ball
Nach dem Event gilt es ein umfangreiches Feedback der Gäste, der Komiteemitglieder und der Angestellten einzuholen. So könnt ihr sicher wissen, dass eurer Ballevent der volle Erfolg war. Des Weiteren könnt ihr zum Abschluss noch offene Rechnungen begleichen. Auf den Punkt gebracht fallen nach dem Ball die folgenden Aufgaben an:
Auf den Punkt gebracht fallen nach dem Ball die folgenden Aufgaben an:
Abbau am Veranstaltungsort
Feedback einholen
Rechnungen begleichen
Zusammenfassung des Ballabends auf möglichen Social-Media-Kanälen teilen
Fazit
Ein erfolgreiches Management des Ballkomitee ist entscheidend für den Erfolg eines Maturaball. Durch rechtzeitige Zielsetzung und sorgfältige Planung könnt ihr sichterstellen, dass die Ziele erreicht werden. Wir hoffen, dass wir euch die Planung der verschiedenen Etappen mit unserer Ballmanagement-Auflistung erleichtern können.